Заявка на поиск и подбор персонала от руководителя | Среда управления

Заявка на подбор сотрудника

Документ предназначен для инициирования подбора новой позиции в компании. Заполняется руководителем подразделения и передаётся в HR-функцию для запуска подбора. Формулируйте ответы чётко, конкретно и измеримо. Если какой-либо пункт не применим — укажите «Н/П».

1. Название должности (по штатному расписанию)

Укажите точное наименование должности, уровень/грейд (если применимо) и тип занятости.
Пример: «Менеджер по закупкам, полная занятость».

2. Какой точный продукт ожидается от сотрудника на этой должности?

Опишите конечный, ценный и измеримый результат работы сотрудника на данной роли.
Пример: «Обеспеченные закупки по плану: наличие товара ≥ 95%, экономия бюджета ≥ 7% к прайсу».

3. Какие обязанности должен выполнять сотрудник на этой должности? (подробно)

Перечислите основные функции, регулярные задачи и зоны ответственности данной роли.
Пример: «Планировать закупки; вести переговоры; оформлять договоры; контролировать поставки; вести отчётность в 1С/CRM».

4. Причина открытия вакансии

Укажите причину открытия позиции: расширение штата / замещение / новый проект / сезонная нагрузка / реорганизация.
Если это замена — укажите, кого замещаем (ФИО и должность).

5. Требуемое количество сотрудников на эту вакансию

Число ставок: ____
Если требуется более одного сотрудника — поясните по сменам, локациям или участкам работы.

6. Подразделение / отдел

Укажите, в каком подразделении и в какой части структуры бизнеса будет находиться должность: направление, отдел, филиал, локация.
Пример: «Операционный блок → Отдел закупок, Москва».

7. Будущий непосредственный руководитель

Укажите ФИО, должность и контакты руководителя, который будет управлять сотрудником и взаимодействовать с HR по данной вакансии.

8. Кто принимает окончательное решение о найме / отказе?

Укажите ФИО и управленческую роль: заказчик вакансии / руководитель высшего уровня / собственник / совет руководителей.
Отдельно укажите, кто согласует оффер.

9. Критерии и методы оценки кандидата со стороны заказчика

Опишите, что именно необходимо проверить у кандидата и какими способами это будет оцениваться: тестовое задание / кейс-интервью / техническое интервью / портфолио / рекомендации / ассесмент и т.д.
Пример критериев: «Опыт ведения закупок от 2 лет; навыки переговоров; владение Excel и 1С; устойчивость к рабочей нагрузке».

10. Требования к соискателям (профессиональные навыки)

Укажите обязательные профессиональные навыки, инструменты, программы, стандарты, сертификаты, знания и опыт, без которых выполнение роли невозможно.
Пример: «Excel, 1С, CRM, навык расчёта маржинальности, опыт работы с поставщиками».

11. Личностные качества (soft skills)

Укажите поведенческие компетенции, критичные для данной роли: ответственность, системность, коммуникабельность, внимательность, устойчивость, самостоятельность, клиентоориентированность и т.д.

12. Ответственность за группу людей

Да / Нет.
Если да — укажите количество сотрудников, их роли и зону управленческой ответственности.
Пример: «Да, 4 сотрудника: 2 закупщика и 2 логиста».

13. Внештатные ситуации / недоразумения

Опишите, с какими сложными или нестандартными ситуациями сотруднику придётся сталкиваться в работе: срывы поставок, возвраты, претензии клиентов, кассовые разрывы, срочные перераспределения и т.д.
Укажите примерную частоту: еженедельно / ежемесячно / редко, а также ожидаемый уровень самостоятельного урегулирования.

14. Нужен ли творческий подход / генерация идей?

Да / Нет.
Если да — уточните, в чём именно это требуется: улучшение процессов, поиск нестандартных решений, оптимизация затрат, запуск инициатив, тестирование гипотез и т.д.

15. Командировки

Да / Нет.
Если да — укажите направления, частоту, длительность, порядок согласования и ориентир по бюджету.

16. Другие требования и дополнения (не отражённые выше)

Укажите дополнительные особенности роли: график и сменность, допуски, медицинская книжка, знание языка, знание ГОСТов или стандартов, работа на объекте или складе, физические нагрузки, правила внутреннего трудового распорядка и другие значимые условия.

17. Рассматриваются ли кандидаты из других городов / областей?

Да / Нет.
Если да — укажите возможный формат: удалённо / гибридно / релокация, а также условия компенсации и адаптации.

18. Предпочтительный возраст кандидата

Указывайте только в случае наличия объективных требований роли. В остальных случаях: «Не принципиально».

19. Предпочтительный пол кандидата

Указывайте только в случае наличия объективных требований роли. В остальных случаях: «Не принципиально».

20. Образование (минимальные требования)

Укажите минимально необходимый уровень и профиль образования: среднее специальное / высшее, техническое / экономическое / юридическое / иное; обязательные курсы, удостоверения, сертификаты.

21. Дата планируемого приёма на работу

Укажите желаемую дату или период выхода сотрудника, а также крайний срок закрытия вакансии.
Желаемая дата / период: ____________
Крайний срок закрытия вакансии: ____________
Приоритет сроков: срочно / в рабочем порядке / можно подождать.

22. График работы

Укажите режим работы: 5/2, 2/2, сменный, гибридный, удалённый; часы работы, перерывы, дежурства, ночные смены, сверхурочные — если применимо.

23. Планируемая заработная плата

• Фиксированная часть: ____________
• Бонусная часть (метрика расчёта): ____________
• Привязка к KPI / статистикам: ____________
• Периодичность выплат: ____________

Подтверждение заявки

«Перечисленные требования подтверждаю»:

______________________________ (дата, подпись руководителя)

Заявку принял(а): ______________________________ (должность, ФИО HR)

______________________________ (дата, подпись)

Памятка для руководителя, заполняющего заявку

• Проверьте наличие ставки и бюджета в штатном расписании.
• При необходимости приложите к заявке проект должностной инструкции, должностную папку, KPI/статистики, карту бизнес-процессов, схему структуры бизнеса, диапазон компенсации и условия испытательного срока.
• Укажите желаемые сроки закрытия вакансии и вашу доступность для участия в интервью.
• Заранее определите критерии успеха найма: что будет считаться успешным вводом сотрудника в должность через 30 / 60 / 90 дней.

Этот формат помогает сохранить все исходные смыслы заявки, но делает документ более прикладным для управленческой и HR-работы: каждое поле ориентировано на результат, требования роли, зону ответственности и качество подбора.

Методологический материал для пользователей

проекта «Среда управления»