Должностная инструкция: Специалист по тендерам

Названи должности: Специалист по тендерам
Цель должности: Обеспечение участия компании в тендерах и конкурсных процедурах с целью заключения выгодных контрактов
Руководитель: Руководитель отдела продаж / Коммерческий директор
Положение в оргструктуре: Коммерческий отдел

Основные бизнес-процессы и функции

1. Мониторинг тендерных площадок

• Постоянный анализ специализированных торговых платформ (Госзакупки, B2B-Center, РТС, Сбербанк-АСТ и др.) — минимум два раза в день.
• Использование фильтров и ключевых слов, соответствующих отрасли компании, для быстрого выявления подходящих конкурсов.
• Сравнение условий закупок, сроков поставки, требований к участникам.
• Оценка целесообразности участия на основании потенциала прибыли, рисков, опыта исполнения подобных контрактов.
• Своевременное информирование коммерческого директора, руководителей отделов и заинтересованных лиц о найденных тендерах.

2. Подготовка и подача тендерной документации

• Сбор обязательных документов: юридических, финансовых, квалификационных — в соответствии с требованиями заказчика.
• Координация с юристами, бухгалтерией, производственным отделом для формирования достоверных и актуальных сведений.
• Разработка конкурентного коммерческого предложения, включая расчёт себестоимости, рентабельности и ценового предложения.
• Тщательная проверка документов на соответствие требованиям ТЗ, во избежание отклонения заявки.
• Оперативная подача заявки через ЭТП, с приложением всех необходимых файлов и подтверждением участия.

3. Взаимодействие с организаторами тендеров

• Коммуникация с заказчиком по уточнению спорных пунктов и запроса дополнительных разъяснений.
• Оформление официальных запросов в письменном виде, строго в установленные сроки.
• Участие в предтендерных обсуждениях, конференциях, онлайн-брифингах, по необходимости — выездных встречах.
• Формирование корректных ответов заказчику в случае возврата заявки на доработку.

4. Сопровождение тендера до завершения процедуры

• Мониторинг всех этапов закупки: приём заявок, рассмотрение, протоколы, итоги.
• Контроль за уведомлениями и действиями заказчика, внесение корректировок в документы при необходимости.
• Обеспечение своевременной подачи банковских гарантий, контрактов и сопутствующих документов.
• Организация подписания контракта, контроль за регистрацией в ЕИС (если требуется).
• Передача информации о выигранном тендере в профильные отделы для исполнения обязательств.

5. Анализ проведённых тендеров

• Создание ежемесячной статистики: количество поданных заявок, побед, проигрышей, причин отказов.
• Анализ конкурентов: предложения по цене, условиям, стратегии подачи.
• Обратная связь от заказчиков — при наличии.
• Разработка предложений по улучшению стратегии участия: корректировка шаблонов, обучение команды, улучшение внутренних процессов.
• Планирование участия в перспективных тендерах на основании анализа и сезонности закупок.

ПРОДУКТЫ ДОЛЖНОСТИ: 

• Выигранные тендеры с прибылью.
• Полный пакет документов, готовый к контролю.
• Своевременно поданные заявки.

ГЛАВНЫЕ СТАТИСТИКИ ДОЛЖНОСТИ:

• Количество тендеров, в которых подано участие.
• Количество выигранных конкурсов.
• Общая сумма контрактов.
• Причины отклонений заявок.
• Процент успешно исполненных контрактов.

Если вы хотите внедрить такую инструкцию в своей компании, вы можете:

• Скачать готовый шаблон
• Адаптировать его под свою отрасль
• Использовать Библиотеку Среды управления, где собраны десятки должностных инструкций, шаблонов, чек-листов и регламентов.

-> перейти в Библиотеку "Среды управления" 

Методологический материал для пользователей

проекта Среда управления