Должностная инструкция бизнес-ассистента собственника компании | Обязанности, функции и результаты

Название должности: бизнес-ассистент собственника компании

Цель должности: Обеспечить максимальную эффективность работы собственника бизнеса за счёт оперативной административной, информационной и организационной поддержки, а также сопровождения ключевых проектов и задач.

Непосредственный Руководитель: Собственник компании

Положение в оргструктуре: (скриншот организующей структуры)

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ:

1. Ведение календаря, расписания и планов собственника

Функционал: организация и актуализация графика встреч, звонков, поездок и задач; напоминания о предстоящих событиях.
Результат: собственник работает по чёткому, сбалансированному графику без накладок и с оптимальной загрузкой.

2. Контроль выполнения поручений, полученных от собственника

Функционал: постановка задач сотрудникам, отслеживание сроков, контроль исполнения и своевременная обратная связь.
Результат: все поручения собственника выполняются в срок и с требуемым качеством, собственник видит прозрачную картину по статусам.

3. Подготовка справок, аналитики, презентаций и материалов к совещаниям

Функционал: сбор данных, оформление документов и визуальных материалов, подготовка отчётов по проектам.
Результат: собственник всегда имеет под рукой полную и структурированную информацию для принятия решений.

4. Фильтрация входящих запросов, писем, предложений и звонков

Функционал: приём, сортировка и предварительная обработка входящей информации, передача только действительно важных запросов.
Результат: собственник не тратит время на незначительные вопросы — фокусируется на стратегических задачах.

5. Сопровождение ключевых проектов и участие в управлении сроками

Функционал: контроль выполнения этапов проектов, координация участников, отслеживание дедлайнов и рисков.
Результат: проекты реализуются в срок, задачи не теряются, коммуникация между исполнителями выстроена системно.

6. Организация встреч, командировок, переговоров и мероприятий

Функционал: подготовка логистики, повесток, материалов, бронирований, технического обеспечения.
Результат: все мероприятия проходят чётко, вовремя и без сбоев, создавая положительный имидж компании и собственника.

7. Ведение протоколов совещаний и контроль реализации решений

Функционал: фиксация договорённостей, распределение ответственности и сроков, последующий контроль исполнения.
Результат: решения не теряются, задачи доводятся до результата, собственник получает отчёт о статусе выполнения.

8. Работа с личной и конфиденциальной информацией

Функционал: хранение и обработка данных с соблюдением полной конфиденциальности и защиты информации.
Результат: личные и корпоративные данные собственника полностью защищены, доверие сохраняется на высоком уровне.

9. Ведение деловой переписки и взаимодействие с контрагентами

Функционал: подготовка писем, запросов, ответов; общение от имени собственника в рамках делегированных полномочий.
Результат: коммуникации ведутся профессионально, без задержек и недопониманий, отношения с партнёрами укрепляются.

10. Оформление и контроль исполнения договоров, счетов, актов и других документов

Функционал: подготовка, согласование и контроль документооборота; передача документов в установленные сроки.
Результат: все документы оформлены корректно и вовремя, риски ошибок и задержек минимальны.

11. Выполнение личных поручений собственника по обстановке

Функционал: выполнение отдельных личных или оперативных поручений, связанных с текущими делами собственника — как по бизнесу, так и в личной плоскости (организация покупок, встреч, заказов, взаимодействие с партнёрами, консультантами и т.п.).
Результат: собственник освобождён от рутинных и вспомогательных задач, может сосредоточиться на стратегических вопросах и развитии компании.

ПРОДУКТ ДОЛЖНОСТИ: ОРГАНИЗОВАННАЯ, БЕСПЕРЕБОЙНАЯ И ЭФФЕКТИВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СОБСТВЕННИКА, С ЧЕТКИМ СОПРОВОЖДЕНИЕМ КЛЮЧЕВЫХ ЗАДАЧ И ЭКОНОМИЕЙ ЕГО ВРЕМЕНИ

Главные статистики:

Процент своевременно и точно выполненных поручений собственника

Дополнительные статистики: